如果你是公司的经理助理，每到了节假日或者会议都会忙得不可开交，因为你要负责给公司的200多家客户邮寄贺卡或者邀请函。遇到这样的情况该怎么办？还是在Word中不厌其烦的进行着“复制”、“粘贴”的工作吗？
在制作行政文档的时候，你是不是还在频繁的更改字体、字号，最郁闷的就是在制作目录的时候，每次都要不厌其烦的输入很多的点，然后，自己写页码，最后还发现有些字符上下对不齐。
在上一期中，我给大家介绍了在行政工作中，如何制作公司章程及公司组织结构图。
接下来的内容将帮助您了解：
Word中的邮件合并功能和样式的应用。
以后再遇到上述需要批量制作邀请函、贺卡之类的重复性强而且步骤全都一样的工作的时候，就可以考虑是否能使用Word中的“邮件合并”功能了。好，那我们现在就来看一下，如何使用邮件合并功能。
1、先在Word中制作出一份邀请函，如图1所示。
2、在邀请函当前Word文档中，单击【视图】|【工具栏】|【邮件合并】工具栏，这时就会出现一个【邮件合并】工具栏。如图2所示，注意，在这时【邮件合并】工具栏上除了前面两个按钮以外，后面的按钮都是灰色的不可选中的。单击第二个【打开数据源】按钮
图2 邮件合并工具栏
图3 Excel数据源
3、在把数据源打开以后，【邮件合并】工具栏后面的灰色的部分就会全部可选了（亮了不再是灰色了），这时将光标定位在邀请函中要输入被邀请者姓名的位置，也就是“尊敬的：”后面。然后，单击【邮件合并】工具栏上的【插入域】按钮
图4 插入合并域对话框
图5 插入合并域后字段将显示在文档中
4、在字段插入完成后，我们还没有看到具体的姓名和称谓，这时，单击【邮件合并】工具栏上的【查看合并数据】按钮
，就可以继续查看了。如果想查看合并后全部的内容，就单击邮件合并工具栏上的【合并到新文档】按钮
，这时就会生成一个新的文档，把全部的邀请函都显示出来。如图6所示。如果要将邀请函全部打印出来，只需要单击邮件合并工具栏上的【合并到打印机】按钮
就可以了。
图6 合并完成后的文档
以上就是word中邮件合并应用的一个例子，邮件合并功能的用处很多，比如制作信封、制作各种内容不同格式却相同的表格等，大家可以多多发挥自己创意，让你的工作变的轻松和高效。
trainerzhang
您每天的工作是不是都要用到Microsoft office，诸如Word、Excel、PowerPoint、Outlook等，那么您在使用office的时候是不是遇到过很多难题，在这个提倡高效率办公的时代，你是不是还花去很多的时间“复制、粘贴”呢？是不是总是在重复着某一个操作？这里，我将跟大家一起来探讨如何更加好的用好office来提高我们的工作效率。 E-mail:trainerzhang@gmail.com Msn:jasonzhang611@hotmail.com
