连载（13）：如何筹备商务宴请

发表于 2008-08-12 19:43:03

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如何筹备商务宴请

宴请的准备工作

有的中国人不了解外方的习惯，确定宴请时间的时候想当然地认为，只要双方都没有工作安排，就是比较合适的时间，没有考虑到外宾是否有特殊的重要活动，或者宗教禁忌。比如，如果外宾是基督教徒，宴请就不能安排在13号，更忌讳逢星期五的13号——针对此，不少跨国酒店的楼层或房间号都不设13层或13号；而在钓鱼台国宾馆，也没有13号楼，也是同样的原因。不了解外宾的特殊习惯，容易引起对方的不快。

如果是小型的宴请，可以视外宾的日程安排与身体状况，在征求主宾的意见后敲定宴请时间，再约请其他的宾客。最好相机口头当面约请，也可以通过电话联系。

精简预算

在很多企业，每一场活动都有相应的经费预算，超支或透支都是很麻烦的事情。那么，怎样在控制预算的情况下把宴请安排得得体，使宾主尽欢呢？

l 不要因为邀请的大都是长者、企业家，或者有身份的人，就拒绝年轻的面孔。很多层级较高的嘉宾工作也很忙，很有可能临时有事不能“捧场”，而邀请一些个性鲜明、热情开朗的年轻人，“失约”的可能性会小很多。其实很多年长者也喜欢宴会上出现年轻、漂亮的脸孔，他们会为整个活动注入年轻的活力（在外国人眼中，与“不更事”的年轻人共同赴宴不会有“活动规格不高”、“有失身份”之感）。

l 宴会上使用的花和盆栽应该是鲜活的植物，不要用塑料花等来替代，否则不如不摆。

l 根据预算准备食物和酒。不要因为超支而降低食物的品质，哪怕删减几道菜，或者只供应冰水，也比食物虽然丰盛但品质差好。

l 很多奇特又昂贵的食物（比如鱼翅、燕窝、鲍鱼等）或摆设，客人其实并不懂得它们的价值，经费不够的话，不如剔除这样的奢侈品。

l 如果在宴会上安排了乐队演奏或歌舞表演等，应该确保其演奏水准和表演品质，否则不如把这笔开销转用到食品供应和餐桌布置上。

制作邀请者名单

如果邀请的人数较多，应该先确定邀请者名单。要请哪方面的人士、请到哪一级别、请多少人、主人一方由什么人出来作陪……需要综合考虑的因素包括宴请的性质、主宾的身份、对方对我方的做法等。

让有不同职业背景的人在一起交谈，会使宴会的气氛更加热烈。因此，在考虑邀请者名单的时候，可以将不同年龄段、不同职业、不同国籍的人混合搭配，说不定能碰撞出火花来，取得意想不到的收获。

筹办一场宴会需要耗费大量的人力、物力，如果只是把一大堆人召集到一起吃个饭，未免浪费资源，且破坏了活动的意义。聪明的主办方通常会把邀请者名单做成档案保留起来，诸如每位客人的姓名、职业、身份层级，甚至特殊的才能以及配偶等情况，都一一记录下来，并不断更新，这样可以根据每位客人的特点安排座次，使席间的谈话更加愉快；在以后的其他活动中若需要不同层级、特点的客人出场，也能按图索骥，很快敲定候选者名单。

发送请柬

除了工作餐外，一般的宴请都应该发送请柬，告知客人准确的宴请时间、地点，以示尊重。在有的国家，如果是邀请最高领导人作为主宾参加活动，除了请柬外，还需要发送邀请信。

很多人在发送请柬的时候，只注意到其表示尊重、礼貌的一面，而忽视了请柬本身的实用功能。

不要“抓”客人

在国内，我就收到过很多这样的请柬：这边刚刚收到请柬，活动第二天就要开始；甚至请柬还没收到，先接到电话通知，希望能马上赶赴活动现场，“请柬会补发给您”——完全不顾受邀者是否能腾出时间，不给对方安排、周转的余地，让人去也不是，不去也不是，哭笑不得。

中国人请客有个不成文的规矩：提前三天通知叫“请”，提前两天通知是“叫”，当天通知为“抓”。也就是说，你要请人吃饭就要事先下帖子或口头通知，让对方有足够的时间来安排准备，而主人的礼貌和诚意如何，也可以从通知的时间上看出来。正式的宴会更不能临时“抓人”凑份子，正确的做法是：请柬应该提前一周至两周发出（在有的国家，必须提前一个月），以便被邀请者早做安排。如果对方因故不能出席，主办方也可以早做调整。

撰写中文请柬，应该在信封上写明被邀请者的姓名、职务，在内文中就无须提被邀请者的姓名了，内容应包括宴请的时间、地点、形式，有时还需写明事由、着装要求、请客人给予答复等，落款处写上主人的姓名。

注意：请柬的行文不用标点符号（括号除外），所提到的人名、单位名、节日等都应使用全称。

请看下面的范例：

谨订于二零XX年X月X日（星期X）上午X时在XXX举行宴会

敬请

光临

XXX（主人的职务、姓名全称）

为庆祝中华人民共和国成立XX周年谨订于二零XX年X月X日（星期X）下午X时在XXX举行招待会

敬请

光临

XXX（主人的职务、姓名全称）

为欢迎XX国总理XX阁下（同志）访华谨订于二零XX年X月X日（星期X）晚X 时在XXX举行宴会

敬请

光临

XXX（主人的职务、姓名全称）

如果被邀请者中有一对夫妇，国际上习惯给夫妻两人发一张请柬，但遇到需凭请柬入场的场合，则应该给每人发一张请柬。如果是外宾，应该配上相应语种的译文，起码也要有英文译文。

拟订菜单

虽然说中餐是世界上最受欢迎的美味之一，也要根据外宾（主宾）的习惯、口味与禁忌有针对性地拟订菜单。例如，印度教人士不吃牛肉；佛教人士吃素；伊斯兰教人士不喝酒，甚至不喝任何带酒精的饮料，应该为他们准备清真席。也有客人因为身体的原因不能吃某种食物，或者有特殊的需要，应单独为其上菜，等等，这些因素都要考虑到。

我在外交部的同事卢秋田在担任卢森堡大使期间，宴席上曾经发生过一件事情，使他深受触动。卢大使在《差异：一位中国大使眼中的东西方思维》中记录如下：

最受欢迎的“蚂蚁上树”

“那是我在使馆举行的一次宴请，应邀而来的都是卢森堡的知名人士，有政府官员，也有企业家。一位应邀而来的嘉宾在浏览了晚宴菜单后彬彬有礼地对我说：‘大使先生，感谢您的邀请。今天的宴席非常丰盛，但请原谅我无法享用，因为我不吃海鲜。不过，能做您的客人我已经感到很荣幸了，而且，我想我可以吃最后一道什锦素菜。’闻知此言，我马上安排礼宾官去跟出仕商量，看能否再补做一道菜。由于事出突然，厨师可以马上做的只有粉丝炒肉末（即‘蚂蚁上树’），但问题是这道菜够不上对外标准，从来不曾上过对外宴请的菜单。礼宾官马上来向我汇报。我认为这无论如何要比没菜吃好，于是一道‘蚂蚁上树’就这样堂而皇之地端了上来。出人意料的是，客人一尝之下，暂不绝口，别的客人也纷纷要求‘见者有份’，结果当晚的宴席上，‘蚂蚁上树’反倒成了最受欢迎的菜。这样的一段小插曲还活跃了气氛，宾主尽欢，而且从此以后，‘蚂蚁上树’的名气不胫而走，许多应邀来中国使馆赴宴的卢森堡贵宾都指名道姓要品尝此菜。如此这般，一道应急的‘蚂蚁上树’居然成了我在驻卢森堡大使任内对外宴请的招牌菜。”

不少国人认为菜肴越丰盛、越昂贵，说明对客人越重视。其实在外宾眼中，一些有本地特色的食品虽然价廉，但可能比鲍鱼、燕窝等珍品更美味。西方有句谚语，叫“你的佳肴，他的毒药”，说的正是这个道理。另外，看着堆成小山一样的食物却吃不动，这种浪费也让人心中不快。因此，菜量要适中，尽可能地选用有特色的食品，注意兼顾营养和美味。

“中餐西吃”巧安排

筷子虽然是极富中国特色的用具，深受外国朋友喜爱，但不是每一位初来乍到的外国人都能灵活地使用。你可以在餐桌上摆上一碟臭豆腐、一碗虎皮尖椒来刺激外宾的味蕾和食欲，但千万不要只准备一双筷子来挑战对方的右手是否灵巧。正如中国在吃西餐时不适应刀叉，筷子的使用对于外国人来说难度更大，如果不是对方特别要求，让外宾用筷子进食，无异于故意让他们在餐桌上丢丑。体贴的主人不妨多为对方着想，“中餐西吃”，让外宾用刀叉享用中餐的美味。其实，有条件的话在宴请外宾时，最好既摆上筷子，也放上刀叉，让其自由选用。

无论何种宴请，都应开列并印制菜单。在有外宾出席的时候，菜单应该翻译成外文。如果是小型的宴会，菜单应每人一份，如果宴会规模较大，也可以每桌2-4份，至少1份。

外交官告诉你

如果举行的是西餐宴会，要根据西餐的上菜顺序（冷盘、汤、热菜、甜点、水果）摆放餐具，正确的摆法是：

正面放食盘，左手放刀，右手放叉。食盘上方放匙（汤匙及甜品匙），再上方放酒杯，从右到左分别是烈性酒杯或开胃酒杯、红/白葡萄酒杯、啤酒杯（水杯）。餐巾一般插在水杯内，或摆在食盘上。面包奶油盘放在左上方。正餐的刀叉数目与菜的道数相等，根据上菜顺序由外至里排列，刀口朝内。用餐时客人按此顺序取用。撤盘时，一并撤去使用过的刀叉。

中餐的餐具是筷子、盘、碗、匙、小碟等，不过在宴请外宾时，还应摆上刀叉。酱油、醋、辣椒油等佐料，通常一桌数份。公筷、公勺应备有筷、勺座，并在主人面前摆上一套。和西餐不同的是，中餐把汤放在热菜之后。不过，目前在涉外宴请时，为照顾外宾的习惯，中餐的上菜顺序一般与西餐相同。

安排席位

在气氛比较轻松、随意的宴请中，一般不设固定的席位，出席者可自由入座。但在正式的活动中，座次的安排关系到客人的重要程度，是对尊贵客人的一种礼遇，也能使整个宴会更有秩序。

中国人入座时习惯于男士与男士坐在一起，女士和女士坐在一起，其实这种“泾渭分明”的坐法不利于宾客之间的沟通。作为主人的你，应该尽可能地将男宾与女宾穿插开来安排座位，即便客人中有一对夫妇，也不妨让他们分开坐。

安排席位的首要标准是层级。简单地说，最重要的客人应该安排在主人的右边，次要的客人安排在主人的左边，第三和第四重要的客人，依序安排在主人的右边和左边。

外交官告诉你

在国际上，礼宾地位是排列席位的主要依据。国际惯例是，以离主桌位置的远近确定其他桌次的高低，右高左低；同一桌上，以离主人座位的远近确定席位的高低，男女间隔安排：以女主人为准，主宾在女主人的右侧，主宾夫人在男主人的右侧。我国的习惯是，为方便交谈，根据个人的职务高低排列席位，如果夫人出席，通常把女方排坐在一起，即主宾坐在男主人的右侧，其夫人坐在女主人的右侧。

如果主宾与夫人一同出席，而主人的夫人又不能出席，可以请其他身份适当的女士做第二主人。如果实在没有合适的人选，也可以把主宾夫妇安排在主人的左右两侧。

遇到本国的出席人员中有身份高于主人者，比如部长请客，总理或副总理出席，可以请身份高者坐主位，主人坐在身份高者的左侧。遇到主宾的身份高于主人，为了表示尊重，也可请主宾坐在主人的位置上，主人则坐主宾的位置，第二主人坐在主宾的左侧（但也可按常规次序安排）。

对于身份大体相同的客人，就可以灵活安排了。为了使宴会的气氛更加热烈，每位客人都能相处融洽、畅所欲言，我的建议是：

l 把使用同一语言者，安排在一起。

l 在一位不会说中文的外国客人身边，安排一位能跟他交谈的中国人。

l 把男宾与女宾穿插排列。

l 让年轻人与年长者坐在一起。

如果是圆桌，翻译人员一般安排在主宾右侧；如果是长桌，应安排在主人左侧。不过在很多国家，翻译人员不入席，坐在主人和主宾的身后。如果碰到这种情况，应该提前安排，让翻译人员提前吃点东西。

席位安排好后，可以分桌次打印出清单，分别告知每一桌的主人及领座人员，以及在门口负责签到的工作人员，客人抵达后，工作人员就能迅速地把他领到相应的座位上。也可以印制一些名签，放在每个座位前的桌子上，这样客人就能快速找到各自的座位了。

延伸阅读：

周周读书：《亮出最好的自己》

连载（2）：《亮出最好的自己》序-外交部礼宾司司长