连载（17）：外事工作中如何迎来送往

发表于 2008-08-12 19:45:14

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外事工作中如何迎来送往

“礼”如其分，说的是无论企业、组织还是个人，在做接待工作时都要恰如其分，尤其当来访者中有外宾的时候更要把握尺度。最保险的做法是，不妨适当借鉴礼宾原则，因为它代表了对国际交往礼仪的更高要求，是非常严谨的外事活动规范。

“礼宾”一词从字面上来讲，指的是按一定的礼仪接待宾客。礼宾活动是外交工作的重要组成部分，举凡国家领导人出国访问的安排以及重要外宾访问的接待等，都属于礼宾业务的范畴，它直接服务于外交活动，具有很强的政治性和政策性。

随着中国人对外交往的频繁与深入，在几乎各个领域，各种国际交流、合作项目的开展，都离不开涉外活动的安排，很多规格较高的外事活动，甚至需要以“礼宾”的原则规范来统筹设计。

接下来，我想结合国家与国家之间的交往中，最高规格的礼宾工作是如何实施的，来谈谈在安排涉外迎送活动的时候，都有哪些步骤和注意事项。

区分访问性质，“因人”“因事”制宜

迎来送往是最常见的社交活动。安排迎送活动，第一要务是根据来访者的身份和访问性质，以及彼此的关系，做出相应的安排。

外交官告诉你

根据外宾来访的不同性质，在外交领域，国际访问主要分为以下几类：

l 国事访问。指外国国家元首应我国家主席的邀请，对我国进行的正式访问。我一般给予最高礼宾接待规格和礼遇。

l 正式访问。指外国政府首脑应我国务院总理的正式邀请，对我国进行的访问。我一般给予相应的礼宾接待规格和礼遇。（如今，重要外宾的访问一般也称为正式访问。）

l 工作访问。指外国有实权的国家元首和政府首脑应我国家主席、国务院总理或中国政府的邀请，对我国进行的以工作为主的访问。礼仪安排从简，访问时间比正式访问短。

l 其他访问。一般以中国政府的名义邀请，根据对方来华的目的，分为非正式访问、私人访问、度假访问、过境停留和治病等，享有一定的礼遇，礼仪安排从简。

具体到企业的涉外实践中，如果来访的外宾是政府官员或者身份地位比较高的人，就应列为“贵宾”，以礼宾原则接待；即使是一般的外宾，也要以相应层级的水准来安排接待。

做好准备，以不变应万变

有时候，原定来访的外宾可能遇到了突发状况，临时指派前他人前往，接待方若没有安排专人跟踪情况，等接机（车、船）的时候才发现“此人非彼人”；更有甚者，连对方一行几个人都没有搞清楚，临了不是酒店没有多余的客房，就是经费预算不够，总之出现各种各样的状况。

变是绝对的，不变是相对的。所以，一次访问、考察，往往需要多次沟通，一有变化能马上掌握情况，才能占据主动，接待时才不会慌乱。

诸如来访者的身份、人数、抵达日期、停留天数等细节，都需要提前与对方沟通好，并及时跟进，以防临时有变，措手不及。如果是很重要的来访，最好预先制定应急或备用的方案，未雨绸缪，给双方留有余地，到时候根据情况灵活处理。

“糖衣炮弹”不中用

中国人喜欢讲究排场，为了表示对来宾的尊重和热情，恨不得全员出动、夹道欢迎，迎送车辆用最高档的，酒店安排豪华套房，天天山珍海味，临走还不忘塞上大包小包的礼品。

其实在西方国家，工作访问一切从简，即使是跨国大企业的总裁来访，也无须如此大费周章。比起形式上的“张灯结彩”，外国人更看重的是实效，访问的目的是什么、项目要推进到哪一步，计划安排得清清楚楚，人来了一项一项地谈，该怎么样就怎么样，“糖衣炮弹”一点作用也没有。

与其把大把的时间花在表面功夫上，不如精心准备提案、合同文件等，尽快达成访问的预期目的。形式要服务于内容，让人感觉舒适、方便就好。

如果是国家领导人级别的出访，为保证活动顺利进行，一般都会提前派先遣组，同往返国或会议主办国（组织）的主管部门商谈日程及各项活动的具体安排，每场活动之前也有专人负责打前站。如果只是一般的企业与机构间的涉外交往，活动安排应该从简，但要考虑周全。

准备工作主要包括：

l 确定来访者名单。如果来访的人数较多，应该列出来访者名单，分清楚哪些是主宾，哪些是陪同人员或者工作人员。如果客人身份较高，还应提前在机场（车站、码头）安排贵宾休息室。

l 落实交通工具、访问路线。确定对方是搭乘班机还是火车、船舶来访，是否还有其他的访问安排，进而根据往返国家和城市的情况商定访问路线。有的外宾可能有私人的直升飞机，或者是乘坐专机来访，这就需要请民航部门尽早提供有关的专机资料，通过外交途径向往返国提出申请，并由民航部门按正常的国际飞行规则办理各种手续。

l 做好日程安排。根据对方来访的目的、停留时间等拟定日程安排，内容包括：迎送、会谈、宴请、食宿、参观游览等。如果是举办国际会议，日程还应包括合影、记者招待会、双边会见等。在做日程安排时，要注意给对方留出适当的休整时间，比如倒时差、换装，以及娱乐放松的时间，要充分考虑到外宾的作息习惯，不要让对方过度劳累。远道而来的客人一般都有观光、购物的需要，不妨预留出一定的时间安排这样的活动。

l 访问期间的食宿安排。外宾访问期间的用车、食宿等都需要有专人负责安排。车要提前联系好，酒店也应提前预定。有些酒店的房费内含当天的早餐，而客人的午饭和晚饭，应该根据其每天的行程安排提前做好计划，准备预算。

l 准备礼品。如果对方是初次来中国，作为东道主可以准备一些有中国特色的礼品，但不宜太贵重，体积也不宜过大（不方便携带），可以根据对方的习俗、习惯以及兴趣爱好，有针对性地选择。

延伸阅读：

周周读书：《亮出最好的自己》

连载（2）：《亮出最好的自己》序-外交部礼宾司司长